O 5W2H é uma das ferramentas de planejamento mais simples e poderosas que existem. No entanto, como qualquer ferramenta, seu impacto depende de como ela é aplicada. Muitos profissionais e equipes cometem erros comuns ao usar o 5W2H — o que acaba gerando retrabalho, falta de clareza ou até abandono do plano.
Neste artigo, você vai descobrir os principais erros na aplicação do 5W2H e, mais importante, como evitá-los para ter um plano de ação realmente eficaz.
Relembrando: o que é 5W2H?
Antes de tudo, vale lembrar os sete elementos da ferramenta:
- What – O que será feito?
- Why – Por que será feito?
- Where – Onde será feito?
- When – Quando será feito?
- Who – Quem fará?
- How – Como será feito?
- How much – Quanto vai custar?
Simples, direto e fácil de aplicar — mas com grandes chances de erro se feito de forma superficial.
Erro 1: Ser genérico demais nas respostas
Exemplo errado:
- What: Melhorar o atendimento
- Why: Para ter mais clientes
- How: Treinar equipe
Essas respostas são vagas e não geram um plano prático.
Como corrigir:
Seja específico. Substitua por:
- What: Implementar um novo script de atendimento
- Why: Aumentar a taxa de conversão de clientes em 15%
- How: Criar roteiro baseado em objeções mais comuns
Quanto mais concreto, mais fácil de executar e medir.
Erro 2: Não atribuir responsabilidades reais
Muitas vezes, o plano diz “a equipe fará” ou “o setor de vendas executará”. Isso gera confusão e ninguém se sente responsável.
Como corrigir:
Use nomes, cargos ou responsáveis definidos. Por exemplo:
- Who: João (coordenador de vendas)
Isso aumenta o senso de responsabilidade e facilita o acompanhamento.
Erro 3: Ignorar prazos realistas
Colocar “o mais rápido possível” ou “assim que possível” como prazo não é um planejamento.
Como corrigir:
- When: até o dia 15 de junho
- When: início em 03/07 com revisão semanal
Estabelecer datas claras ajuda a manter o ritmo e a organização.
Erro 4: Não prever o orçamento (How much)
Muitas vezes, o campo “How much” é deixado em branco ou tratado como irrelevante. Isso é um erro grave, principalmente em projetos maiores.
Como corrigir:
Mesmo que seja uma estimativa, tenha um valor de referência:
- How much: R$ 1.200,00 para contratação de ferramenta
- How much: Sem custos — uso de recursos internos
Erro 5: Fazer o 5W2H e não acompanhar a execução
Um plano 5W2H feito e esquecido não serve para nada. Sem acompanhamento, é impossível saber se as ações foram executadas.
Como corrigir:
- Use ferramentas de gestão (Trello, Notion, planilhas);
- Marque reuniões de acompanhamento semanal;
- Tenha um checklist com base no 5W2H.
A força do 5W2H está na execução constante, não apenas no papel.
Erro 6: Usar o 5W2H sem envolver a equipe
Criar um plano sozinho e apenas “impor” às outras pessoas gera resistência e baixa adesão.
Como corrigir:
- Faça reuniões rápidas de cocriação;
- Escute sugestões de quem está na linha de frente;
- Delegue partes do plano com liberdade e autonomia.
O engajamento aumenta quando as pessoas participam da criação.
Erro 7: Não revisar o plano periodicamente
Planos desatualizados geram ações ultrapassadas ou desconectadas da realidade.
Como corrigir:
- Faça revisões quinzenais ou mensais
- Atualize as ações, prazos e responsáveis conforme o cenário muda
- Reinicie o ciclo com o PDCA para manter a melhoria contínua
Erro 8: Usar o 5W2H para tudo, sem critério
Embora o 5W2H seja versátil, nem tudo precisa de um plano formal com as sete perguntas. Em tarefas simples, isso pode gerar burocracia.
Como corrigir:
- Use o 5W2H para ações estratégicas, projetos, melhorias ou resoluções de problemas
- Em ações rotineiras, use apenas parte do modelo ou siga o processo direto
Erro 9: Focar só no planejamento e não em resultados
Algumas equipes se apaixonam pela fase de planejamento e esquecem de medir o impacto real das ações.
Como corrigir:
- Defina indicadores (KPIs) junto com o plano
- Relacione o plano com metas e entregas claras
- Use o ciclo PDCA para revisar e ajustar
Erro 10: Não integrar com outras ferramentas
Fazer o 5W2H isolado, sem conectar com a rotina da empresa ou outras metodologias, limita seu impacto.
Como corrigir:
Combine o 5W2H com:
- PDCA (Planejar, Executar, Verificar, Agir)
- OKRs (para metas trimestrais)
- Scrum/Kanban (para equipes ágeis)
- Matriz GUT (para priorização de problemas)
Essa integração multiplica os resultados da ferramenta.
Como garantir um 5W2H eficaz
✔ Seja específico nas respostas
✔ Defina prazos, responsáveis e valores reais
✔ Use ferramentas para acompanhamento
✔ Revise e atualize o plano com frequência
✔ Engaje a equipe desde o início
✔ Relacione as ações com resultados mensuráveis
✔ Use o PDCA para dar vida longa ao plano
Conclusão: o sucesso está nos detalhes
O 5W2H é uma ferramenta extremamente simples — mas, justamente por isso, pode ser subestimada. Evitar os erros que mostramos aqui é o primeiro passo para transformar planos em ações reais, com clareza, agilidade e foco nos resultados.
Lembre-se: um bom plano não é aquele que parece bonito no papel, e sim aquele que é executado com disciplina e flexibilidade.
Se você deseja continuar explorando conteúdos sobre Plano de Ação, não perca tempo e acesse nossa biblioteca de Templates Prontos e escolha o seu modelo ideal.
Aproveite e confira os posts:
Mestra em Gestão de Projetos, PMP, blogueira desde 2014 e adora compartilhar suas experiências e conhecimento em seus blogs. Não vive sem um bom PLANO DE AÇÃO.