Dentro do ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), a etapa “Do” — ou “Executar” — é onde tudo acontece. É o momento de colocar os planos em prática, mobilizar a equipe, aplicar recursos e iniciar as ações definidas. Porém, muitas empresas e profissionais enfrentam dificuldades exatamente nessa fase: tarefas mal explicadas, falta de responsáveis, atrasos, e confusões operacionais.
É aí que entra o 5W2H. Essa ferramenta atua como um guia prático para a execução eficiente, garantindo clareza, responsabilidade e controle. Neste artigo, você vai entender como o 5W2H fortalece a etapa “Do” do PDCA, com exemplos e dicas práticas para melhorar seus resultados.
Relembrando o ciclo PDCA
Antes de focar na fase “Do”, vamos relembrar as etapas do PDCA:
- Plan (Planejar): definir metas, analisar problemas, traçar planos
- Do (Executar): colocar em prática o que foi planejado
- Check (Verificar): medir os resultados
- Act (Agir): corrigir o que for necessário ou padronizar o que funcionou
A execução só será eficaz se o plano estiver bem claro e organizado — é aqui que o 5W2H faz toda a diferença.
O que é o 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta que organiza qualquer ação por meio de 7 perguntas essenciais:
- What: O que será feito?
- Why: Por que será feito?
- Where: Onde será feito?
- When: Quando será feito?
- Who: Quem fará?
- How: Como será feito?
- How much: Quanto vai custar?
Responder a essas perguntas antes da execução evita falhas, ruídos e retrabalho.
Como o 5W2H atua na etapa “Do”
Durante a execução, é comum surgir:
- Dúvidas sobre o que exatamente precisa ser feito;
- Tarefas iniciadas de forma errada por falta de orientação;
- Falta de clareza sobre quem faz o quê;
- Atrasos por prazos mal definidos;
- Estouro de orçamento por falta de previsão de custos.
O 5W2H previne todos esses problemas, porque fornece um “manual” de execução simples e direto.
Exemplo prático: ação dentro de um PDCA
Contexto:
Uma empresa quer melhorar o atendimento online após queda na satisfação dos clientes.
Etapa “Plan” (planejamento com 5W2H):
| Elemento | Resposta |
|---|---|
| What | Criar um novo roteiro de atendimento via chat |
| Why | Reduzir o tempo de resposta e aumentar a satisfação |
| Where | Atendimento online no site e WhatsApp |
| When | Até o dia 15/07 |
| Who | Equipe de atendimento + supervisor |
| How | Análise de chats anteriores, criação do roteiro e treinamento |
| How much | R$ 800,00 (design e capacitação) |
Etapa “Do” com 5W2H:
Na execução, cada colaborador sabe:
- O que deve ser implementado (novo roteiro);
- Por que está sendo feito (melhoria na satisfação);
- Onde aplicar (plataformas específicas);
- Quando aplicar (data de lançamento);
- Quem está responsável por cada parte (redação, design, aplicação);
- Como executar (treinamento e manual de aplicação);
- Quanto será investido (controle financeiro).
Esse nível de detalhe transforma o plano em ações concretas, com clareza e engajamento.
Vantagens de aplicar o 5W2H na execução
✅ Menos erros: os envolvidos entendem o que fazer desde o início
✅ Menos atrasos: os prazos estão bem definidos
✅ Mais produtividade: as tarefas são claras e bem distribuídas
✅ Maior controle de custos: há previsão e limite de orçamento
✅ Melhor comunicação: reduz-se a dependência de reuniões para esclarecer dúvidas
✅ Mais engajamento: todos sabem a importância da sua parte no processo
Dica: monte um quadro de tarefas com base no 5W2H
Você pode usar uma planilha, um mural físico ou uma ferramenta digital (como Trello ou Notion) para listar as tarefas da fase “Do”, cada uma com os campos do 5W2H.
Exemplo de planilha:
| Tarefa | What | Who | When | How | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Criar roteiro de atendimento | Novo script | Ana (UX) | 08/07 | Analisar chats anteriores | Em andamento |
| Criar manual visual | Documentar processo | João (Design) | 10/07 | PDF com instruções e imagens | Não iniciado |
| Treinar equipe | Capacitação | Carla (RH) | 13/07 | Apresentação + simulação prática | Agendado |
Ferramentas que ajudam na fase “Do” com 5W2H
- Google Sheets / Excel: ideal para montar e acompanhar planos com 5W2H
- Trello / Notion / Asana: permitem criar cartões com informações do 5W2H e acompanhar o status
- Google Agenda / Outlook: para controle de prazos e notificações
- ClickUp / Monday: plataformas completas para gestão de equipes e tarefas com 5W2H integrado
Quando aplicar essa prática?
O 5W2H pode ser aplicado em qualquer tipo de projeto, como:
- Campanhas de marketing
- Projetos escolares
- Reformas internas
- Desenvolvimento de produtos
- Treinamentos corporativos
- Processos de contratação
- Atividades em equipe
Sempre que houver múltiplas tarefas com pessoas envolvidas, o 5W2H melhora a execução.
Conclusão: execução com direção
A fase “Do” do PDCA é onde a teoria vira prática. Mas sem um plano bem detalhado, a execução pode falhar — mesmo com boas intenções. O 5W2H entra como uma bússola que orienta o time na direção certa, com clareza, agilidade e foco.
Se você quer executar com mais qualidade e menos retrabalho, adote o 5W2H em todas as suas ações. E faça do PDCA um hábito, sempre revendo, ajustando e melhorando.
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Mestra em Gestão de Projetos, PMP, blogueira desde 2014 e adora compartilhar suas experiências e conhecimento em seus blogs. Não vive sem um bom PLANO DE AÇÃO.