O método 5W2H é uma das ferramentas mais práticas e eficientes para transformar ideias em planos de ação. Utilizado em empresas e também na vida pessoal, ele ajuda a estruturar tarefas e projetos de forma simples e organizada. E uma das maneiras mais eficazes de aplicar esse método no dia a dia é usando uma planilha.
Neste artigo, você vai aprender como preencher uma planilha 5W2H passo a passo. Além disso, vamos apresentar um modelo que você pode adaptar para qualquer tipo de projeto — profissional, acadêmico ou pessoal. Com esse guia, você terá mais controle sobre suas ações, menos estresse e muito mais resultados.
O que é uma planilha 5W2H?
É um documento (digital ou físico) que contém os sete elementos do método 5W2H organizados em colunas ou linhas. Cada linha representa uma ação, projeto ou objetivo, enquanto as colunas são preenchidas com as respostas às perguntas:
- What – O que será feito?
- Why – Por que será feito?
- Where – Onde será feito?
- When – Quando será feito?
- Who – Por quem será feito?
- How – Como será feito?
- How much – Quanto vai custar?
Essa estrutura permite acompanhar o progresso das ações, delegar responsabilidades e manter tudo sob controle.
Quando usar uma planilha 5W2H?
Você pode aplicar esse formato em diversas situações, como:
- Planejamento de metas pessoais
- Organização de projetos no trabalho
- Lançamento de produtos ou serviços
- Planejamento de eventos
- Resolução de problemas em equipe
- Estruturação de estratégias de marketing
- Estudo e desenvolvimento profissional
Passo a passo para preencher uma planilha 5W2H
Vamos supor que você deseja planejar uma campanha de marketing digital para um novo produto. Acompanhe como preencher cada coluna da planilha:
1. What – O que será feito?
Aqui você descreve a ação ou tarefa principal.
Exemplo: Criar uma campanha de anúncios pagos no Instagram.
2. Why – Por que será feito?
Descreva o motivo da ação. Isso justifica o esforço e mostra o propósito.
Exemplo: Aumentar o alcance do novo produto e gerar vendas no lançamento.
3. Where – Onde será feito?
Indique o local físico ou digital onde a ação será realizada.
Exemplo: Instagram e plataforma Meta Ads.
4. When – Quando será feito?
Estabeleça datas de início e fim da ação, bem como prazos intermediários.
Exemplo: Início em 10 de junho, finalização em 30 de junho.
5. Who – Por quem será feito?
Defina quem será o responsável principal e os participantes.
Exemplo: Pedro (analista de tráfego) e Marina (design dos criativos).
6. How – Como será feito?
Descreva o método, as ferramentas e o processo.
Exemplo: Segmentação de público, criação de 3 criativos e análise de métricas semanais.
7. How much – Quanto vai custar?
Liste os custos envolvidos, sejam financeiros, de tempo ou de recursos.
Exemplo: R$ 2.000,00 em mídia + 10 horas de trabalho da equipe.
Exemplo de planilha 5W2H preenchida
| What | Why | Where | When | Who | How | How much |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Criar campanha de anúncios no Instagram | Aumentar vendas no lançamento do produto | Instagram e Meta Ads | 10 a 30 de junho | Pedro e Marina | 3 criativos + segmentação + acompanhamento semanal | R$ 2.000 + 10h equipe |
Você pode montar essa tabela no Google Sheets, Excel ou mesmo em uma ferramenta visual como Trello, Notion ou Airtable.
Dicas para usar sua planilha com eficiência
- Crie uma aba para cada projeto: isso ajuda a manter tudo organizado.
- Use cores para destacar prazos, responsáveis e status das tarefas.
- Adicione uma coluna de “Status” para acompanhar o andamento (ex: pendente, em execução, concluído).
- Compartilhe com todos os envolvidos, se for uma ação em grupo.
- Revise a planilha toda semana e atualize o que for necessário.
Variações da planilha 5W2H
Você pode adaptar o modelo conforme suas necessidades. Por exemplo:
Para controle de metas pessoais
| What | Why | When | How | How much |
|---|---|---|---|---|
| Aprender inglês básico | Conseguir um emprego melhor | Janeiro a Junho | Estudar 30min/dia com app | R$ 40/mês |
Para projetos de estudo
| What | Why | When | How | Who |
|---|---|---|---|---|
| Estudar para concurso público | Conseguir estabilidade financeira | Março a Dezembro | Estudo diário com cronograma e simulados | Eu mesmo |
Benefícios de usar uma planilha 5W2H
- Visualização clara do plano de ação
- Maior controle sobre as tarefas e prazos
- Facilidade para delegar responsabilidades
- Identificação rápida de gargalos
- Melhor aproveitamento de tempo e recursos
Modelo gratuito (sugestão)
Caso queira criar sua própria planilha do zero, aqui está uma estrutura base com colunas que você pode copiar para o Excel ou Google Sheets:
| O QUE (What) | POR QUÊ (Why) | ONDE (Where) | QUANDO (When) | QUEM (Who) | COMO (How) | QUANTO CUSTA (How much) | STATUS |
|---|
Basta preencher linha por linha conforme os projetos forem surgindo. Essa planilha se tornará seu painel de controle para realizar mais e melhor.
Transforme seu planejamento com o 5W2H
A diferença entre pessoas que têm ideias e pessoas que realizam está no planejamento. Com uma planilha 5W2H, você consegue estruturar qualquer projeto — grande ou pequeno — com clareza, organização e praticidade.
Comece com algo simples: escolha uma meta ou projeto, monte sua planilha e preencha os sete campos. Em pouco tempo, você verá os resultados aparecerem com mais consistência e menos esforço.
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Mestra em Gestão de Projetos, PMP, blogueira desde 2014 com mais de 15 anos de experiência em gestão de projetos e processos, adora compartilhar minhas experiências e aprendizados.
