O plano de ação 5W2H se destaca entre as ferramentas de planejamento justamente por sua praticidade. Ele transforma ideias soltas em ações claras, bem estruturadas e possíveis de serem acompanhadas com facilidade. Mas se você nunca montou um plano como esse antes, pode estar se perguntando: por onde começar?
Este guia completo vai te mostrar passo a passo como construir um plano 5W2H funcional, visual e realmente útil para organizar suas ações — seja em um projeto profissional, pessoal ou até mesmo acadêmico.
O que é um plano de ação 5W2H?
Antes de tudo, vale lembrar o conceito: o 5W2H é uma metodologia baseada em sete perguntas-chave que ajudam a estruturar qualquer planejamento. O nome vem do inglês:
- What (O que será feito?)
- Why (Por que será feito?)
- Where (Onde será feito?)
- When (Quando será feito?)
- Who (Por quem será feito?)
- How (Como será feito?)
- How much (Quanto vai custar?)
Responder essas perguntas de maneira objetiva te dá um plano de ação claro, com metas, tarefas, prazos, responsáveis e orçamentos definidos.
Etapa 1: Defina o objetivo principal
Antes de começar a preencher as perguntas, você precisa saber onde quer chegar. Qual é o objetivo central desse plano? Um bom objetivo deve ser:
- Específico
- Mensurável
- Alcançável
- Relevante
- Com prazo definido
Exemplo: “Lançar um e-book gratuito para captar leads qualificados nos próximos 30 dias”.
Etapa 2: Crie uma estrutura visual (planilha, template ou ferramenta)
Você pode fazer seu plano de ação 5W2H no papel, em uma planilha do Excel, no Google Sheets ou usando ferramentas como Notion, Trello, ClickUp, etc.
Uma estrutura simples de tabela com sete colunas ou sete seções já é suficiente. Organize as perguntas na seguinte ordem:
| What | Why | Where | When | Who | How | How Much |
|---|
Etapa 3: Responda cada uma das perguntas
Agora é hora de colocar a mão na massa. Vamos ver como responder cada uma dessas perguntas na prática.
What – O que será feito?
Descreva exatamente a ação que será tomada. Seja objetivo.
Exemplos:
- Criar uma página de captura
- Contratar um designer
- Organizar um webinar
Why – Por que será feito?
Qual é o motivo estratégico por trás da ação? O “porquê” precisa estar conectado ao seu objetivo maior.
Exemplo:
- Para aumentar a base de contatos
- Para melhorar o posicionamento visual
- Para gerar engajamento
Where – Onde será feito?
Defina o local da execução da tarefa. Pode ser físico ou digital.
Exemplo:
- Site da empresa
- Plataforma de ensino online
When – Quando será feito?
Aqui entra o cronograma. Especifique datas reais: início, etapas intermediárias e prazo final.
Exemplo:
- Início: 10/05
- Revisão: 17/05
- Entrega final: 25/05
Who – Por quem será feito?
Indique os responsáveis diretos pela ação. Pode ser uma pessoa ou equipe.
Exemplo:
- Pedro (redator)
- Ana (designer)
- Agência contratada
How – Como será feito?
Liste os métodos, processos ou recursos que serão usados. Quanto mais detalhado, melhor.
Exemplo:
- Usando o Canva para criar os materiais
- Edição de vídeo com Adobe Premiere
- Divulgação via e-mail marketing
How Much – Quanto vai custar?
Aqui entra o orçamento. Inclua o custo financeiro e, se for o caso, o investimento de tempo.
Exemplo:
- R$ 500 para edição de vídeo
- 10 horas de trabalho
- Custo zero (feito internamente)
Etapa 4: Revise e valide o plano
Depois de preencher todos os campos, revise cada resposta e veja se está coerente. Pergunte:
- As ações fazem sentido?
- Os prazos são realistas?
- Os responsáveis estão cientes?
- Os custos estão bem calculados?
Pequenos ajustes nessa fase evitam falhas mais à frente.
Etapa 5: Compartilhe com todos os envolvidos
Um plano 5W2H não é só seu. Se mais pessoas participam da execução, todos devem ter acesso ao plano — e, de preferência, devem contribuir com ele.
Você pode compartilhar por e-mail, Google Drive, ferramenta de gestão ou mesmo impresso, se for o caso.
Etapa 6: Acompanhe a execução
Montar o plano é só o começo. O diferencial está no acompanhamento contínuo. Algumas boas práticas:
- Reuniões rápidas semanais para atualização
- Checklist de tarefas concluídas
- Análise de indicadores e prazos
- Reajustes se necessário
Etapa 7: Avalie os resultados
Quando todas as ações forem executadas, faça uma avaliação. Veja o que deu certo, o que pode melhorar e quais aprendizados podem ser levados para o próximo plano.
Crie um documento de lições aprendidas e, se possível, reaproveite partes do plano para novos projetos.
Dicas extras para montar um 5W2H eficiente
- Use verbos de ação em todos os campos
- Não pule nenhuma pergunta, mesmo que pareça óbvia
- Seja objetivo, mas completo nas respostas
- Use cores ou ícones para facilitar a visualização
- Não tenha medo de revisar o plano sempre que necessário
Um bom plano vale mais do que uma boa ideia
A diferença entre ideias que viram resultados e ideias que ficam no papel está no planejamento. E nesse sentido, o 5W2H é um dos métodos mais acessíveis, inteligentes e eficientes que você pode adotar.
Agora que você tem esse guia completo em mãos, escolha um projeto e comece a estruturar seu primeiro plano. Você vai se surpreender com a clareza e a produtividade que ele traz.
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Mestra em Gestão de Projetos, PMP, blogueira desde 2014 com mais de 15 anos de experiência em gestão de projetos e processos, adora compartilhar minhas experiências e aprendizados.
