Um plano de ação bem estruturado é a base para alcançar metas, resolver problemas e garantir que projetos sejam executados com sucesso. Entre tantas ferramentas disponíveis, o 5W2H se destaca pela simplicidade e eficácia.
Neste artigo, você vai aprender o passo a passo completo para montar um plano de ação usando o 5W2H, com exemplos práticos e dicas valiosas para aplicar no seu dia a dia profissional.
Por que usar o 5W2H em um plano de ação?
Um plano de ação precisa responder claramente às principais dúvidas sobre qualquer tarefa:
O que será feito?
Quem será responsável?
Quando?
Como?
Por que?
Onde?
Quanto vai custar?
Essas são exatamente as perguntas que o 5W2H organiza de forma clara e objetiva. Com ele, é possível:
Definir metas com clareza;
Delegar tarefas com responsabilidade;
Controlar prazos e orçamentos;
Garantir que todos os envolvidos saibam o que fazer;
Facilitar o acompanhamento e a correção de desvios.
As 7 perguntas do 5W2H e como usá-las
Vamos entender cada pergunta da metodologia 5W2H e o que deve conter na resposta.
1. What (O que será feito?)
É a definição da ação ou projeto. Seja claro e objetivo. Exemplo:
“Criar uma campanha de divulgação para o lançamento de um novo produto.”
2. Why (Por que será feito?)
Justifique a necessidade da ação. Isso ajuda a manter o foco e o comprometimento. Exemplo:
“Porque queremos aumentar o alcance da marca e gerar vendas.”
3. Where (Onde será feito?)
Identifique o local físico ou virtual onde a ação ocorrerá. Exemplo:
“Nas redes sociais da empresa e na loja física.”
4. When (Quando será feito?)
Defina o prazo ou cronograma de execução. Exemplo:
“De 01 a 15 de junho.”
5. Who (Quem fará?)
Determine os responsáveis pela execução. É essencial que cada ação tenha um dono. Exemplo:
“Equipe de marketing e atendimento ao cliente.”
6. How (Como será feito?)
Descreva a forma como a ação será realizada. Exemplo:
“Produção de conteúdos, anúncios pagos, posts orgânicos e treinamento dos vendedores.”
7. How much (Quanto vai custar?)
Inclua o custo estimado. Mesmo que não seja preciso, é importante ter uma base. Exemplo:
“Orçamento previsto de R$ 3.000,00.”
Passo a passo para montar o plano de ação 5W2H
Agora que você conhece as perguntas, veja como montar o plano do início ao fim.
Passo 1: Identifique o objetivo principal
Comece com clareza sobre qual é o problema ou objetivo. Isso vai guiar todas as decisões.
Exemplo: “Aumentar o número de clientes no segundo semestre.”
Passo 2: Liste as ações necessárias
Divida esse objetivo em ações práticas que possam ser executadas. Evite generalidades.
Exemplo:
Criar campanha promocional
Reformular o site
Fazer parceria com influenciadores
Passo 3: Use o 5W2H para cada ação
Para cada item da lista, preencha uma tabela com as perguntas do 5W2H.
Ação
O que
Por que
Onde
Quando
Quem
Como
Quanto
Campanha promocional
Divulgar nova promoção
Atrair clientes
Instagram e loja
10 a 20/06
Marketing
Postagens e anúncios pagos
R$ 1.000
Reformular site
Melhorar experiência do usuário
Aumentar conversões
Website
até 30/06
TI
Nova interface e checkout otimizado
R$ 2.000
Passo 4: Compartilhe com a equipe
Garanta que todos os envolvidos tenham acesso ao plano e saibam exatamente suas responsabilidades.
Passo 5: Acompanhe e atualize
Acompanhe o andamento das ações e revise o plano se necessário. O 5W2H não é estático — ele pode (e deve) ser adaptado à realidade do projeto.
Ferramentas para montar seu plano de ação com 5W2H
Você pode criar seu plano de ação usando ferramentas simples ou mais robustas, dependendo da complexidade do projeto:
Planilhas do Excel ou Google Sheets: excelente para controle visual com as colunas do 5W2H.
Notion: permite montar páginas organizadas com tabelas e checklists.
Trello: cada cartão pode representar uma ação com os detalhes do 5W2H.
ClickUp ou Monday: ótimas opções para equipes maiores e projetos contínuos.
Dicas para um plano de ação com 5W2H realmente eficaz
Seja específico: ações vagas geram confusão. Seja direto.
Tenha um responsável por ação: evite deixar tarefas “no ar”.
Defina prazos realistas: não adianta definir prazos que ninguém vai cumprir.
Monitore os custos: mesmo em projetos simples, saber o valor é importante.
Revise o plano: faça check-ins periódicos para avaliar o que está funcionando.
Quando usar o 5W2H?
Essa ferramenta pode ser usada em praticamente qualquer situação que envolva planejamento. Alguns exemplos:
Projetos internos e externos
Campanhas de marketing
Eventos
Lançamentos de produtos
Processos de recrutamento
Treinamentos
Melhorias de processos
Mudanças organizacionais
Vantagens de usar o 5W2H em projetos
Evita falhas de comunicação: todos sabem o que fazer.
Ajuda a controlar custos e prazos: cada ação tem data e orçamento.
Melhora a eficiência das equipes: menos tempo perdido com dúvidas.
Facilita a delegação de tarefas: responsabilidades ficam claras.
Organiza o pensamento estratégico: transforma ideias em planos concretos.
Deixe o plano visível
Após criado, mantenha o plano acessível à equipe. Um quadro, uma planilha compartilhada ou uma ferramenta de gestão são ideais para isso.
O importante é que todos possam consultar sempre que necessário e acompanhar o progresso.
Conclusão: um plano claro é meio caminho andado
Muitos projetos falham não por falta de boas ideias, mas por falta de organização. O 5W2H é a ponte entre o desejo de realizar e a ação estruturada.
Ao usar essa ferramenta com consistência, você e sua equipe ganham clareza, foco e direção. Independentemente do tamanho do projeto, o 5W2H oferece um método simples, eficaz e acessível para transformar ideias em resultados concretos.
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Mestra em Gestão de Projetos, PMP, blogueira desde 2014 com mais de 15 anos de experiência em gestão de projetos e processos, adora compartilhar minhas experiências e aprendizados.
